今天来聊聊关于合同档案管理流程说明,合同档案管理流程的文章,现在就为大家来简单介绍下合同档案管理流程说明,合同档案管理流程,希望对各位小伙伴们有所帮助。
(相关资料图)
1、一、目的:为加强和规范公司档案管理,建立起良好的档案运行管理制度,提高档案利用效率及品质。
2、二、档案整理:编码:由综合部统一编码。
3、(见附件一)备注:如遇有新增文件或遗漏文件,各个部门需及时进行预先的统计与整理,最后汇总到综合部门进行统一的编码。
4、整理方法:由综合部整理出‘范本’,各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。
5、(见附件一)备注:如在整理的方法上有更好的建议,请及时联络综合部门进行修正。
6、档案归档:(1)、原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。
7、(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好‘预先归档’工作,整理方法与‘范本’雷同。
8、外来文件的收发:由档案室进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个职能部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
9、备注:原则上档案室均保留原稿,如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。
10、档案资料的发行:如因工作上的需要,有些部门需备有相关档案资料,此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。
11、备注:(1)、当有新的档案资料时,档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。
12、(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效,严禁私自对各种发行的档案进行复印。
13、印章管理:闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章,并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面,执照等证件除外)。
14、(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章------红色(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章-------兰色(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章-------兰色(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。
15、档案的使用审批程序:(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)(1)查阅:在档案室现场查阅,不得带离。
16、A:查阅本部门档案:查阅人填申请表→部门负责人审批B:查阅非部门档案:①B级档案查阅:填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批②A级档案查阅:填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批→公司负责人审批(副总→总经理)(注:证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批,其余只需副总审批即可)(2)借阅:只限于B级档案。
广告
X 关闭
广告
X 关闭